名簿、親の名前までは多分学校から名簿の提供が無いかぎり分からないと思うけど、
子供の名前は把握されてるよね
クラス名簿で
だから最初は子供の名前で名簿が作られてるんじゃないかと思う
それで、誰々は出欠の紙の提出が無いとか管理して、個別に◯◯さんの保護者様宛に手紙とか渡されるんじゃないの(子供経由で)