提案のポイントは2点です。

1.Securityの転送を受けている報告人さんは、「メールチェックを絶対しない」。
  メールを検索して確認するだけ。

 まず、プロバイダに報告してくれる報告人さんは、返信が届いたら必ず報告する。
 スレへの報告が1週間遅れても、それは放置。それは報告した人の責任ということで。

 メールを送った人なら、どの規制の報告かはすぐ判り、メール作成時にテキスト
ファイルでテンプレ作っておけば、届たメールを貼るのに1分も掛かりません。
 それをSecurity読める人が自分でやったら、数倍〜数十倍以上の時間が掛かります。
 これでは効率化するわけがない(汗)。

 というか、これが>>49でも書かれていますが、最大のボトルネックです。

 securityを読める報告人さんは、届いたメールを基本的に読まない。
 報告の上がった案件だけメールをチェックする。
 これを徹底するだけで、Security読める人の作業効率は飛躍的に上がります。

 出しっぱなしで返信あっても報告がない案件は、気になると思いますけど
心を鬼にして無視して下さい。

 それを代理で作業始めたら、第2のreffiさんへまっしぐらです。
 例えデータベース化したとしても。