会議心得19条
1 会議は全員が発言し、討議するのがねらいである
メンバー全員が知識や経験、意見の交換を積極的に行い、目標を達成しようとする努力がなければならない。
2 会議の成否は目的と方法で決まる
問題解決のため会議を開くのであるから、何のために会議を開くのか、その目的と討議方式を事前に決めることが重要である。
3 会議はやたらに開いてはいけない
会議は万能ではない。会議を開くだけの問題かどうか検討する必要がある。また、個別の話し合いや、文書回覧で処理できることは会議にかけてはいけない。
4 会議メンバーは厳選すること
望ましい人数は最小６名から最大２０名以内である。また、人選については目的やテーマにふさわしい人を選び出すことが大切である。
5 会議は時間厳守を習慣づける
1回の会議時間は、2時間以内が理想的である。
6 リーダーは事前に会議計画を立案しておく
? この会議の目的は何か。 ? 設備は十分か。
? 何が問題なのか。 ? 必要な資料を集めたか。
? 会議を開く必要があるか、他の方法で処理できないか。 ? 討論をリードするためアウトラインを用意したか。
? 会議の議事予定を用意したか。 ? 決定の是非や方法はどうするか。
? 時間配分は大丈夫か。 ? どんな結論や予想できるか。
? メンバーは適切か。 ? 結果のレポートの作成を計画したか。
? 出席予定者全員に予告したか。
7 リーダーは討議を刺激・誘導・コントロールすること
リーダーは討議に秩序を与えたり、的確な意思決定を行う責任がある。
8 会議メンバーは、会議の目標と決定を実現するのに協力すること
リーダーが示した議事予定の大筋から外れないようにし、また、会議の目的に関係のないかくれた議事予定を持ち込むことは避けるべきである。
9 他のメンバーに敬意を払うこと
「聞く」ということは、会議の参加者にとって責任があると同時に重要な手段である。人が話している間、基本的な事実、情報、意見など何でも、簡単にメモをとることはきわめて有益である。
10 上手な質問は会議の活性剤である
リーダーは、全員発言を心がけるだけでなく、うまい質問を投げかけることによって、討論を活発にしなくてはいけない。
11 リーダーは随時討議のまとめをすること
通常は３〜５発言で１回分のまとめをするとよい。
12 会議メンバーの発言は、要領よく簡潔に
1回の発言時間は、1分間で十分である。また一度にいくつもの点を続けて話してはいけない。一度に１つずつ発言し、何回も討論に加わるほうがよい。
13 リーダーが決定を迫られたときには、結果の影響をよく考え最善の決定をすること
14 会議メンバーは、理由や根拠を示す「考えた発言」をすること
思ったことや感じたことの発言は、討論のロスが多くなるので、極力避ける。
15 会議終了時、リーダーはメンバー全員と結論を確認し合う
16 リーダーは閉会時に事後予定を述べる
時間切れで討論が未了ならば次回の会議開催の確約をとりつける。
17 リーダーは記録の内容について責任を持つ
18 リーダーは会議終了後、会議報告書(要約でよい)を作成し、メンバー全員に配布する
19 「この会議は成功したか」どうか結果を公式に評価すること
討論と会議を評価することによって得られる成果は大きい。会議の前に一人の人物をオブザーバーないし記録係として任命し、彼は討論に参加せずできるだけ公平な態度で聴くことと記録することだけに時間を費やす。そして、下記の３点について評価する。
? 会議の目的が達成されたかどうか
? メンバーは、目的を理解し、全体としてよく参加発言したか。
? リーダーシップを適切に発揮したか。
