話し合いまでに、運営サイドが一年間で行う事をリストアップして、
ここに公開しておくと、当日話し合いの内容が濃いものになると思んですが、いかがでしょう。
告知関係、サイト管理、参加者管理とか、細かい事まで。

話し合いが単に現時点での問題点を発表することで終わってしまわない為にも、
現時点の問題点を共有して、各自話し合いまでに少しでも、
対応策を考えてこれるようにした方が良いいのではと思いました。