要するに、目視確認してんだからコピー取る必要ないだろっていう主張でしょう
お役所ってのは保守的なので、これまでの手順をなかなか変えようとしないし、目視確認だけだと後で疑義が生じた時に確認できないから、添付書類としてコピーを取っている
これでいいですか？
役所じゃないんで、ここで推察して答えられるのはその程度です