データシートビューのソースの段階でクエリ使ってる？
〇や(空白)を入力するフィールドは確保されてる？
元のソースにpdfファイルがあるか無いかを画面上で比較しながらひとつずつ入力するつもり？
仮のテーブル作ってフォルダ内のpdfのファイル名をDir使ってそのテーブルに代入すれば
簡単に元のソースにも反映出来ると思うけど　どうしてもデータシートビューで比較しながら入れたい？

pdfが入ってるフォルダ内がしょっちゅう追加・変更・削除がある場合だとしても、仮のテーブル使っとけば
都度最新の状況での比較が可能だと思えるし、不足してるからpdf作らなきゃ、の指針にも成るような気がする
でも、元のソースに〇のフィールド作っちゃうと、pdf削除されても〇のまま消えない可能性もあるから対策必要か

つまり、一括で全レコード対象にするなら、Dir結果をcsvなりtxtなりに落とし込んで、それと元ソースで更新クエリがいちばん早い