エクセルでチェック表作った

職員に入力してもらって月一で提出してもらってrpaツールに流し込んで専用ソフトに入力してるけど

バージョンアップしたファイル渡したのに
無視して古いファイル使ってきたり
様式ぶち壊してめちゃくちゃなファイルを提出してきて
まともなデータに成形するのに死ぬほど苦労した
ゴミ職員にたいしてブチ切れそうなんだけど
どうしたらいいですか