レスありがとうございます。
たしかにそれが一番よいのですが、課ごと、よくて係ごとのメルアドしかないのです。
社員は300人位ですが、部署によっては１つのPCを２人以上で使っていて、個人のメルアドを作ってもメーラー(パソコン)を共有使用する自体は避けられず情報流出が考えられます。
プライベートのウェブメール等に、各個の給与電子ファイル(pdfか画像ファイル？)を送るのは、ヒューマンエラー等での情報流出や、インターネット側へのファイル交換の手間などで、出来れば避けたいと考えています。