愛媛の例の文書についてだけど、「公務員が職務上作成した文書」は全て広義の公文書にあたるから、あのメモだか報告だかは捏造でない限り、確かに「公文書」となる（日付や作成者とか印があるのは狭義の公文書）

様式がおかしなことになっている理由としては、
説①流布されているのは作成途中の草案に過ぎず、ちゃんとした報告書は別にある
説②愛媛県の文書様式は不統一なもので、アレが正式
説③愛媛県庁が野党に忖度して作った偽物
説④問題の焦点をぼかすために行われた魔人のカラテ
といったところじゃ無かろうか？

個人的には①を推したい