渉外局窓口社員ですが、1つ教えてください

渉外社員から傷病前歴を調べて欲しいとよく照会がある
のですが、この情報はどのように扱うのが正規なのでし
ょうか？

電話などで伝えるだけにとどまらず、私が調べた内容を
画面上で渉外社員に見せてもよいものなのでしょうか？