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ビジネスメールの仕分けを考える
0001名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
仕事で大量のメールをやりとりしておりますと、
どうやってそれらメールを仕分けるか、頭を悩ますことが多いかと思います。

送信者別？要件別？ToとCC、BCC？

管理しやすく、必要な情報を瞬時に取り出せるメールの仕分けについてお話ししましょう。
0003名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
なまじ分けない方がいい
0004名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
たしかにどうやって仕分けするか迷う。
いちいち仕分けのルールを作るのも面倒だし、
かといって自分でフォルダを作ってしこしこ移動させるのも面倒だよな。

どこかのフォルダに全部入れておいて、
その中から特定の条件で検索した結果をフォルダとして登録しておける、
ていうのを使ってみたいけど、探したところ

Outlook2003(?)
WZ Mail
mailist

くらいかな。わざわざ買って失敗したらいやだよな。
誰かレビューしてくらはい。
ほんとうは今使ってるShurikenProが対応してくれたらうれしいんだけど。
0005名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
>>4
初めてこの手のフォルダ管理をしない管理を試してみたが、
Outlook2003の分類項目はよい。次期FSのWinFSを感じさせる。

初回の検索が重いことと、
アイテムに付与する属性を設定する
分類項目マスタダイアログがこなれていないのが欠点。
Outlookには、フォルダ管理という親を一つしか持てないために無理が生じる管理よりも
こっちの検索による絞り込み路線を追求して貰いたいところ。
0006名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
送信者別にフォルダを作成した場合
->仕事の要件は送信者をまたがるのが当たり前なので、何の役にも立たない。スレッドも形成できない。

要件別にフォルダを作成した場合
->要件が膨らむと、ある要件フォルダの中にサブカテゴリを作りたくなるが、作ってしまうと視認性や検索効率が落ちる。

To, CC, BCC
->自分に関係ある仕事なのかは把握しやすいが、要件全体を把握しにくい。
0007名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
すべて読まずにゴミ箱に突っ込む。
↓
重要な用件は、再度口頭で来る。
重要でない用件は来ない。
↓
結果、重要な用件・重要でない用件を区別できる。
0008名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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みんな困ってないの？
0009名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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無職って状態に困ってはいるけどね
00104
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NGNG
>>5
さんくす。
結構よさげな感じですね。
使ってみたくなりました。

>>6
そうすると、一つのメールでも複数のフォルダに入れておけるというのが
いいのかもしれないですね。
エイリアスみたいに。

>>7
それはそういうレベルの仕事だからそれで済むのでは。

0012名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
>>12
ああ、確かにそういう可能性もありますね。
検索条件を作ったフォルダには、実際のメールを入れることはできるんですか？
……て、それじゃ検索の意味がないか。
0013名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
>>7
それがいい。メール関係は原則殿様商売でいいだろ。
0014名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
>>13

うーん、どうだろう。
それじゃメールの意味をなしていないような。

自分の仕事はメールでのやりとりがほぼ全てだから、
メールは非常に重要な連絡手段。
直接会ったり電話で話したりする方が早い人は殿様商売的でもいいんだろうな。
あ、別に侮蔑しているわけではなく、ただそういう違いがある、っていうこと。

0016名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
>>12
検索条件を作ったフォルダは、あくまでビュー的な扱いなので
メールを入れることは出来ない。

それと、ちょっと試してみたら、分類されていないメールの抽出も出来た。
なので、スゲー満足。

現在俺のOutlook2003は、受信トレイに全部のメールを突っ込んでおいて・・・

未分類・未整理（未分類のメールを受信トレイから抽出する検索フォルダ）
要件1
要件2
・
・
・

という風に検索フォルダで仕分けを行ってる。
要件1に属していて要件2に関係するようなメールも無理なく仕分けられるし、
要件が完了したら検索フォルダから別のアーカイブフォルダに移動してやれば、
実体がアーカイブフォルダに移動されるのでメールボックスが圧迫されないのでグッド。

むしろIEのお気に入りが上記構造になるのを強く望む。
0017名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
メール出す人が件名にユニークな言葉を付けるように努力してくれれば苦労も半分になるんだけどねぇ・・・
「こんにちは」「お知らせ」「鈴木です」
こんなのが多くて・・・
0019名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
>>18
だが、スレッド切られるよりマシ。
002221
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NGNG
いい忘れてたけど、まだ開発途上でバグもあるみたいだから、
メインとしてじゃなくサブとして使ったほうがいいよ。
0023名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
↓なんて、ニュースがあった。問題意識はみんな持っているようだね。

■米グーグル、保存容量1GBの無料ウェブメール・サービス提供へ
　Googleでの検索と同じように、すべての電子メールから情報を検索できる

ttp://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20040402-00000005-wir-sci
00244
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NGNG
>>21

ありがとうございます。早速試してみます。
0025名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
>>23
こういうニュースを見ていると，いずれクライアントにメールは持たなくなるんだろうね。
つまり今求められているのはGoogleメールの機能をフルに使えるフロントエンドか。
0026名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
堺屋太一「平成三十年」
http://www.geocities.co.jp/WallStreet-Stock/7553/
＞ここには１０のビジネスモデルが登場する
＞本書には１００の新商品のヒントが埋まっている
0028名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
>>27
容量よりは
会社でも、自宅でも、出張先でも、同じメールがみれて
すぐれた検索機能が使えることにあるんじゃねーの？

まぁ、検索サイトのメールサービスで
仕事のメールは使いたくない気がするけどね。
0029名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
あげ
0032名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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NGNG
保守
0033名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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2005/04/18(月) 06:39:06
あげる？
0034名無しさん＠そうだ選挙にいこう
垢版 |
2005/05/11(水) 03:00:08
要件別。これに尽きる。
これでうまくゆかない人は仕分け方のセンスが悪いだけ。
要件別にフォルダを作るのが面倒という人もいるようだが、
フォルダ1個作って移動するのに30秒もかからんだろ。
0037名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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2005/05/12(木) 00:52:16
age
0038名無しさん＠そうだ選挙にいこう
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2005/05/12(木) 01:15:56
フォルダに振り分けて移動するのは全く役に立たないことが分かった。
Entourageで、単純に受信日順に並べてる。
重要で済んでないメールにはフラグ付けて、済んだらフラグ消す。
朝、フラグ２件とか見ると、あっ、済んでないのがあると思い出す。
http://www.microsoft.com/japan/mac/products/entourage2004/features03.asp
プロジェクトに関係するメールは、プロジェクトセンターに登録してるくらいか。
http://www.microsoft.com/japan/mac/products/office2004/office2004feature_02.asp

検索が、WinのOutlookとは比較にならないくらい速い。
それで仕事はMac版Entouraeにすることにして、そのためにiBookを買った。

でも、最近のTIgerのスポットライト検索とスマートフォルダが魅力なんで、
もしかしたら、Entourageやめて標準のMailとiCalに移行するかも。
http://www.apple.com/jp/macosx/features/spotlight/
http://www.apple.com/jp/macosx/features/mail/

003938
垢版 |
2005/05/12(木) 01:22:25
ちなみに、Entourageにもスマートフォルダはあります。
要するに、Outlook2003を高速で使いやすく改良したのがEntourageって感じ。

ただ、標準Mailは、標準だけあってスポットライト検索との連携が半端じゃなさそう。
これまでのデータがEntourageなんで、移行は慎重に考えます。
0040名無しさん＠そうだ選挙にいこう
垢版 |
2005/05/13(金) 21:01:15
>>10
エイリアスで用途に合わせて1つのメールをあちこちに
仕分けするというやり方なのがMailist

でも作りこみが甘すぎるんだよなあ
概念を形にするのにも失敗してるし、使いやすく仕上げるのにも失敗してる
そして開発もサポートも既に終了



004134
垢版 |
2005/05/14(土) 04:17:51
>>35
そういう時はコピーして両方のフォルダに入れとく。
この方法だと、仕分けは手動だが検索の手間がゼロ。

まあ、人それぞれ抱えている仕事の性質が違うからな。
少なくとも、複数の案件を同時並行ですすめる仕事ならば、
現在のメーラーの仕分け機能では十分仕事を管理できないはず。
俺の場合は一日数十件しかメールが飛んでこないから、
手動仕分けで対応できているのかもしれんが。
0043名無しさん＠そうだ選挙にいこう
垢版 |
2005/06/17(金) 01:18:21
社外メールは仕分けやすいが社内がな・・・
特に事務連絡系のすぐには役に立たないが知っておかないと困る系が困るよ。
そういうのに限って大量に来るしな。
0044名無しさん＠そうだ選挙にいこう
垢版 |
2005/07/10(日) 23:31:22
aaa
0045VIVIO
垢版 |
2005/07/11(月) 12:03:47
VISIO2003って無料でﾀﾞｳﾝﾛｰﾄﾞってできますか？
0048名無しさん＠そうだ選挙にいこう
垢版 |
2005/07/13(水) 11:17:07
>>42
遅レスだけどそういう職種もある
子供には想像つかないかもしれないが・・・

>>46
お前さんはなんでこのスレにいるんだ？
その３っつで十分なら来なくていいだろ・・・
0049名無しさん＠そうだ選挙にいこう
垢版 |
2005/07/13(水) 12:38:24
メールの仕分けであれば、M2とかBeckyとかにある、メールクエリ的な機能が
やっぱ重宝だろうね。

ただ、どれだけ簡単に条件を登録できるかが大事かな。
いちいち細かい設定をしないといけないのでは面倒くさくて大変。本末転倒だ。

あとはアドレス帳を拡張できるといいなあ。
その点ではOutlookは非常に興味があるんだけど……



0050名無しさん＠そうだ選挙にいこう
垢版 |
2005/07/13(水) 14:27:33
>あとはアドレス帳を拡張できるといいなあ。

どういうこと？自分で項目を設定できるってこと？
0053名無しさん＠そうだ選挙にいこう
垢版 |
2005/07/18(月) 00:52:03
>>50

そう。最初から用意されている項目だけではなく、自分で自由に追加できるのがほしい。

といっても、確かにShurikenとかなら自分で追加項目を作れるけど、そういうレベルじゃなくて。

自分でアドレス帳の項目を自由に設定できて、
できればフォームのデザインも自分でいじれる。
で、外部アプリと連携できる、とか。

自分がほしいのは、顧客管理メインでそれぞれの顧客とのメールのやりとりとか
コンタクトの記録を管理できる、そういう感じのソフトウェアかな。


そうするとOutlookがもっともよさげなんだけどね。

0054名無しさん＠そうだ選挙にいこう
垢版 |
2005/07/18(月) 02:24:58
>>53
それはメールクライアントソフトでやるよりも、他のソフトで行ったほうが汎用性がありそう。
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